Na het lezen van deze handleiding kun je documenten uploaden, bekijken, downloaden en beheren binnen de GRIP contractmodule. Je leert hoe je contractgerelateerde bestanden zoals offertes, overeenkomsten en correspondentie centraal opslaat en deelt met je team.

Stap 1: Navigeer naar de documenten sectie

• Ga naar “Contracten” in het linker hoofdmenu

• Klik op “Alle Contracten”

• Open het gewenste contract via het oog icoon (👁️)

• Scroll naar beneden tot je de sectie “Documenten” ziet

• De documenten sectie bevindt zich ongeveer halverwege de pagina, na de secties Financiën en Indexatie

Stap 2: Documenten overzicht begrijpen

De documenten sectie toont alle bestanden die aan dit contract zijn gekoppeld.

Navigatie:

• Bovenaan zie je “Root” met een map icoon

• Dit toont je huidige locatie in de mappenstructuur

Documenttabel kolommen:

• Bestandsnaam met checkbox en bestandstype icoon

• Document icoon toont bestandstype (PDF icoon, etc.)

• Volledige bestandsnaam (bijvoorbeeld “Offerte securguard.pdf”)

• Upload datum in format dd-mm-jjjj (bijvoorbeeld “22-01-2026”)

• Naam van de persoon die het document uploadde

• Drie actieknoppen per document (zie Stap 4, 5 en 6)

Als er geen documenten zijn:

• Je ziet de tekst “Geen map of document gevonden”

• De tabelstructuur blijft zichtbaar met lege kolommen

• Je kunt beginnen met het uploaden van je eerste document

Stap 3: Document bekijken (preview)

Om een document te openen en te bekijken:

• Klik op het **oog icoon** (👁️) in de Action kolom

• Er opent een preview popup-venster over de pagina

• De popup toont:

•   - Documentnaam als titel bovenaan

•   - PDF viewer met volledig functionele besturing

•   - Thumbnail overzicht links (pagina miniaturen)

•   - Hoofdweergave rechts met het document

•   - Navigatie: paginanummer (bijvoorbeeld “1 / 5”)

•   - Zoom controls (bijvoorbeeld “67%”, plus/min knoppen)

•   - Extra knoppen: draaien, downloaden, printen, meer opties

•   - “Annuleren” knop rechtsonder om de popup te sluiten

Voor PDF documenten:

• Volledig scrollbaar door het document

• In- en uitzoomen mogelijk

• Pagina’s selecteren via thumbnails

• Printen direct vanuit de preview

Sluiten van de preview:

• Klik op het X icoon rechtsboven

• Of klik op de “Annuleren” knop rechtsonder

• Of druk op de ESC toets op je toetsenbord

Stap 4: Document downloaden

Om een document naar je computer te downloaden:

• Klik op het download icoon (⬇️) in de Action kolom

• Het document wordt automatisch gedownload naar je Downloads folder

• De originele bestandsnaam blijft behouden

• Je browser toont de download voortgang onderaan (standaard browser gedrag)

• Na voltooiing vind je het bestand in je Downloads folder

Gebruik downloaden voor:

• Lokaal opslaan van belangrijke documenten

• Printen vanaf je eigen computer

• Doorsturen per email aan externen

• Bewerken in Word/Excel (download, bewerk lokaal, upload opnieuw als nieuwe versie)

• Backup maken van kritieke contractdocumenten

Stap 5: Document verwijderen

Om een document permanent te verwijderen:

• Klik op het prullenbak icoon(🗑️) in de Action kolom (rood icoon)

• Er verschijnt een bevestigingspopup met de vraag:

•   Twee knoppen:

•     Verwijderen

•     Annuleren

⚠️ LET OP: Verwijderen is PERMANENT!

Bevestiging:

• Klik op “Verwijderen” om door te gaan

• Of klik op “Annuleren” om de actie te stoppen

• Na bevestiging verdwijnt het document direct uit de lijst

Stap 6: Document uploaden (indien beschikbaar)

Opmerking: In de huidige interface is er geen zichtbare upload knop aanwezig in het scherm dat we hebben onderzocht. Dit kan betekenen dat:

Mogelijke redenen:

• Niet alle gebruikers hebben uploadrechten (alleen beheerders/eigenaren)

• De uploadfunctie bevindt zich mogelijk in het bewerkingsscherm

• Upload gebeurt mogelijk via een andere module of workflow

• Je gebruikersrol heeft alleen leesrechten voor documenten

Hoe upload rechten krijgen:

• Controleer met je GRIP beheerder of je uploadrechten hebt

• Vraag om beheerder of eigenaar van het contract te worden

• Mogelijk moet je rol worden aangepast in de organisatie-instellingen

Alternatieve methode (indien van toepassing):

• Klik op “Bewerking” rechtsboven op de contractdetailpagina

• Mogelijk zie je daar een upload optie of documentbeheer sectie

• Of neem contact op met GRIP support voor instructies

Veelvoorkomende Problemen

Probleem: Ik zie de documenten sectie niet

Oplossing:

• Scroll verder naar beneden op de contractdetailpagina

• De documenten sectie staat na Financiën en Indexatie

• Controleer of je op de contractdetailpagina bent (niet in het overzicht)

• Ververs de pagina (F5) als de sectie niet laadt

Probleem: Ik zie “Geen map of document gevonden”

Oplossing:

• Dit betekent dat er nog geen documenten zijn geüpload voor dit contract

• Dit is normaal voor nieuwe contracten

• Upload het eerste document om de lijst te starten

• Of check of je het juiste contract hebt geopend

Probleem: Ik kan geen documenten uploaden

Oplossing:

• Check of je de juiste gebruikersrechten hebt

• Alleen beheerders, eigenaren of managers kunnen mogelijk uploaden

• Neem contact op met je GRIP beheerder om rechten aan te vragen

• Vraag een collega met rechten om het document te uploaden

Probleem: Een document opent niet of toont een fout

Oplossing:

• Probeer het document te downloaden in plaats van preview

• Check of het bestand niet corrupt is (laat uploader opnieuw uploaden)

• Sommige bestandstypes hebben geen preview - gebruik download

• Probeer een andere browser (Chrome, Edge, Firefox)

• Check of je een PDF reader hebt geïnstalleerd

Probleem: Ik heb per ongeluk een document verwijderd

Oplossing:

• Verwijderen is permanent