Wat leer je in dit artikel?

Na het lezen van deze handleiding kun je bestaande contracten in GRIP bewerken en wijzigen. Dit is handig wanneer contractgegevens veranderen, zoals een nieuwe contactpersoon, gewijzigde looptijd, of bijgewerkte indexatie-informatie.

Wanneer gebruik je de bewerkingsfunctie?

1. Wijziging van contactpersonen (intern of bij leverancier)
2. Aanpassing van contract datums (verlenging of correctie)
3. Update van service-informatie of indexatie types
4. Correctie van fouten in contractgegevens
5. Toevoeging of wijziging van opmerkingen en notities
6. Aanpassing van toegewezen regio’s

Let op: Voor een contractverlenging met een nieuwe looptijd gebruik je de knop “Verlengen” in plaats van “Bewerking”.

Stap 1: Navigeer naar het contract dat je wilt bewerken

• Ga naar “Contracten” in het linker hoofdmenu

• Klik op “Alle Contracten”

• Zoek het contract dat je wilt wijzigen in de lijst

• Klik op het oog icoon (👁️) aan de rechterkant van de rij om de contactdetails te openen

Stap 2: Open het bewerkingsformulier

• Je ziet nu de volledige contract detailpagina met alle informatie

• Rechtsboven vind je twee knoppen: “Verlengen” (blauw) en “Bewerking” (wit met blauwe rand)

• Klik op de knop “Bewerking”

• Het bewerkingsformulier opent zich als een popup-venster over de detailpagina

[SCREENSHOT: Contract detailpagina met “Bewerking” knop rechtsboven]

Stap 3: Wijzig de gewenste gegevens

• Het bewerkingsformulier bevat twee secties: “Basisinformatie” en “Overige informatie”.

Basisinformatie - Alle velden zijn bewerkbaar:

• Leverancier - Wijzig de leverancier indien nodig (dropdown)

• Contractnummer - Pas het contractnummer aan

• Startdatum - Wijzig de startdatum van het contract

• Einddatum - Pas de einddatum aan

• Contracteigenaar - Selecteer een andere interne contracteigenaar

• Contractmanager - Wijzig de interne contractmanager

• Contractmanager leverancier - Update de contactpersoon van de leverancier die het contract beheert

• Contracteigenaar leverancier - Wijzig de hoofdverantwoordelijke aan leverancierskant

• Service - Pas het servicetype aan

• Indexatie Types - Wijzig het indexatie type

• Contracttype - Selecteer een ander contracttype

• Opmerking bij indexatie veld - Voeg toe of wijzig notities over de indexatie

• Regio’s - Selecteer of deselecteer regio’s (meervoudige selectie mogelijk)

Stap 4: Opslaan en bevestigen

• Controleer alle gewijzigde velden zorgvuldig

• Klik rechtsonder op de blauwe knop “Opslaan”

• Het formulier valideert automatisch de verplichte velden

• Bij ontbrekende verplichte informatie verschijnen rode foutmeldingen

• Na succesvol opslaan sluit het formulier en zie je de bijgewerkte contractdetails

• De wijzigingen worden direct actief en zichtbaar in het systeem

• In het Logboek onderaan de detailpagina zie je een overzicht van wie wat heeft gewijzigd en wanneer

Veelvoorkomende Problemen

Probleem: Ik kan een veld niet wijzigen

Oplossing:

1. Controleer of je bent ingelogd en de juiste toegangsrechten hebt
2. Sommige dropdowns zijn mogelijk afhankelijk van andere velden - selecteer eerst de leverancier voordat je leverancierscontacten kiest
3. Ververs de pagina en probeer opnieuw

Probleem: Wijzigingen worden niet opgeslagen

Oplossing:

1. Controleer of alle verplichte velden (*) correct zijn ingevuld
2. Let op rode foutmeldingen onder de velden
3. Zorg dat datums in het juiste formaat zijn (dd-mm-jjjj)
4. Controleer je internetverbinding
5. Klik nogmaals op “Opslaan” en wacht tot de bevestiging verschijnt

Probleem: Na opslaan zie ik mijn wijzigingen niet terug

Oplossing:

1. Ververs de detailpagina (F5)
2. Ga terug naar het contractenoverzicht en open het contract opnieuw
3. Check het Logboek onderaan de detailpagina - hier zie je of de wijziging is geregistreerd
4. Wacht enkele seconden - sommige wijzigingen kunnen vertraagd worden verwerkt

Probleem: Ik zie de knop “Bewerking” niet

Oplossing:

1. Controleer of je de juiste toegangsrechten hebt voor het bewerken van contracten
2. Neem contact op met je systeembeheerder om je gebruikersrechten te controleren
3. Zorg dat je op de contract detailpagina bent en niet in een ander scherm

Probleem: Het formulier sluit zich vanzelf

Oplossing:

1. Dit kan gebeuren bij een time-out van je sessie
2. Log opnieuw in en probeer de bewerking opnieuw
3. Sla tussentijds je wijzigingen op als je veel aanpassingen maakt

Probleem: Ik heb per ongeluk verkeerde gegevens opgeslagen

Oplossing:

1. Open het bewerkingsformulier opnieuw via de “Bewerking” knop
2. Herstel de juiste gegevens en sla opnieuw op
3. Check het Logboek voor de oude waarde als je deze niet meer weet
4. Vraag je systeembeheerder om hulp bij herstel van kritieke data indien nodig

Wanneer bewerken vs. nieuw contract aanmaken?

Gebruik “Bewerking” wanneer:

1. Je bestaande contract gegevens wilt corrigeren of bijwerken
2. Contactpersonen wijzigen
3. Opmerkingen of notities wilt toevoegen
4. Kleine aanpassingen doorvoert aan datums, types of categorieën
5. Je een fout in eerder ingevoerde gegevens wilt herstellen

Maak een NIEUW contract aan wanneer:

1. Het een volledig nieuw contract betreft met een andere leverancier of dienst
2. Het huidige contract eindigt en er een nieuw contract met andere voorwaarden start
3. Je een contractverlenging wilt registreren met significant gewijzigde voorwaarden
4. Het contract een ander contractnummer krijgt
5. Er een fundamenteel andere overeenkomst is gesloten

Gebruik de knop “Verlengen” wanneer:

1. Het bestaande contract afloopt en je het wilt verlengen
2. De kern-voorwaarden hetzelfde blijven maar de looptijd wordt verlengd
3. Je een contractverlenging officieel wilt vastleggen met een nieuwe einddatum
4. Dit creëert automatisch een correcte administratieve scheiding tussen oude en nieuwe contractperiode

Tips voor Efficiënt Bewerken:

• Maak een notitie van wat je gaat wijzigen voordat je begint

• Check het Logboek voordat je begint om te zien wat eerder is gewijzigd

• Sla regelmatig op bij grote aanpassingen om gegevensverlies te voorkomen

• Voeg altijd een duidelijke opmerking toe in het opmerkingenveld bij belangrijke wijzigingen

• Informeer relevante collega’s als je cruciale contractgegevens wijzigt

• Gebruik de “Annuleren” knop als je twijfelt - het formulier sluit zonder wijzigingen op te slaan

• Controleer na opslaan altijd of de wijzigingen correct zijn doorgevoerd op de detailpagina

Veelgestelde Vragen

Wordt de leverancier automatisch geïnformeerd over wijzigingen?

Nee, GRIP stuurt geen automatische notificaties naar leveranciers. Je moet leveranciers zelf informeren over relevante wijzigingen.

Kan ik meerdere velden tegelijk wijzigen?

Ja, je kunt alle gewenste velden in één keer aanpassen en dan op “Opslaan” klikken. Alle wijzigingen worden gezamenlijk opgeslagen.

Wie kan zien dat ik het contract heb bewerkt?

Alle gebruikers met toegang tot het contract kunnen in het Logboek zien wie wanneer welke wijzigingen heeft aangebracht. Dit bevordert transparantie en controleerbaarheid.

Kan ik wijzigingen ongedaan maken?

Er is geen “undo” functie. Je kunt echter het contract opnieuw bewerken en de oude waarden terugzetten. Check het Logboek voor de oorspronkelijke waarden.

Wat gebeurt er met acties en prestaties als ik het contract bewerk?

Bestaande acties en prestaties blijven gekoppeld aan het contract. Ze worden niet verwijderd of gewijzigd door het bewerken van contractgegevens.

Kan ik de leverancier wijzigen naar een andere partij?

Technisch kan dit, maar dit wordt afgeraden. Als de leverancier fundamenteel wijzigt, maak dan een nieuw contract aan. Het wijzigen van de leverancier kan historische data en rapportages verstoren.