Na het lezen van deze complete handleiding kun je zelfstandig nieuwe contracten toevoegen in het GRIP dashboard met alle benodigde informatie. Deze gids behandelt alle velden, verplichte gegevens, en veelvoorkomende valkuilen bij het aanmaken van contracten.

Voordat je begint:

1. Zorg dat je ingelogd bent op het GRIP Portal
2. Controleer of je de juiste toegangsrechten hebt voor contractbeheer
3. Houd de volgende contactgegevens bij de hand:
   
1. Leveranciersinformatie
   
2. Contractnummer en looptijd (start- en einddatum)
   
3. Namen van contracteigenaren en managers (zowel intern als van leverancier)
   
4. Servicetype en indexatie type
   
5. Contracttype en eventuele regio-informatie
   

STAP 1: Navigeer naar Contracten

• Ga in het linker hoofdmenu naar “Contracten”

• Klik vervolgens op “Alle Contracten”

• Je ziet nu het contractenoverzicht met alle bestaande contracten
  

1. Klik rechtsboven op de blauwe knop “Voeg Nieuwe Contracten Toe”
2. Er opent een formulier met twee hoofdsecties: “Basisinformatie” en “Overige informatie”
   

STAP 3: Vul de Basisinformatie in

1. De sectie Basisinformatie bevat alle essentiële contactgegevens. Alle velden met een (*) zijn verplicht.
   
1. Leverancier (*) - Selecteer de leverancier uit de dropdown lijst. Hier vind je alle leveranciers die al in uw systeem zijn aangemaakt, zoals AutoDrink Services B.V., GroenRijk Hoveniers B.V., etc.
2. Contractnummer (*) - Voer het unieke contractnummer in zoals deze bij de leverancier bekend is.
3. Startdatum (*) - Klik op het kalender-icoon en selecteer de datum waarop het contract ingaat. U kunt een datumbereik kiezen of een specifieke datum selecteren.
4. Einddatum (*) - Selecteer de einddatum van het contract. Dit is de datum waarop het contract afloopt of verlengd moet worden.
5. Contracteigenaar (*) - Selecteer vanuit de dropdown de persoon binnen uw organisatie die verantwoordelijk is voor dit contract.
6. Contractmanager (*) - Kies de contractmanager die dit contract operationeel beheert binnen uw organisatie.
7. Contractmanager leverancier (*) - Selecteer of voeg de contactpersoon aan de leverancierskant toe die het contract beheert. Gebruik de blauwe (+) knop rechts naast het veld om een nieuwe leveranciersmanager toe te voegen als deze nog niet in het systeem staat.
8. Contracteigenaar leverancier (*) - Selecteer of voeg de hoofdverantwoordelijke aan de leverancierskant toe. Ook hier kunt u via de (+) knop een nieuwe contactpersoon toevoegen.
9. Service (*) - Kies het type service waarvoor dit contract geldt uit de dropdown. Opties zijn afhankelijk van welke thema's er geselecteerd zijn voor de organisatie, bijvoorbeeld "Schoonmaak"
10. Indexatie types (*) - Selecteer het indexatie type dat van toepassing is op dit contract. Dit bepaalt hoe prijsaanpassingen worden berekend. Voorbeelden zijn: 49 Vervoer te land en via pijpleidingen, 494 Goederenwegvervoer en verhuizingen, 4941 Goederenvervoer over de weg, of “Anders”.
11. Contracttype (*) - Selecteer het type contract uit de dropdown: Hoog, Midden, Laag of Custom
12. Opmerking bij indexatie veld - Dit is een optioneel groot tekstveld waar u aanvullende notities kunt plaatsen over de indexatie van dit contract.

STAP 4: Vul de Overige Informatie “Overige informatie” bevat aanvullende gegevens voor uw contract.

1. Regio’s - Selecteer één of meerdere regio’s waar dit contract van toepassing is. In deze organisatie zitten de regio's: België, Kantoren Benelux, of Nederland.
   

STAP 5: Controleer en Opslaan

• Controleer of alle verplichte velden (*) zijn ingevuld

• Klik rechtsonder op de blauwe knop “Opslaan”

• Het formulier valideert automatisch alle velden

• Bij ontbrekende verplichte velden verschijnen rode foutmeldingen onder de betreffende velden

• Na succesvol opslaan wordt het contract toegevoegd aan uw overzicht

Verplichte Velden - Overzicht

De volgende velden zijn verplicht en moeten altijd worden ingevuld:

• Leverancier

• Contractnummer

• Startdatum

• Einddatum  

• Contracteigenaar

• Contractmanager

• Contractmanager leverancier

• Contracteigenaar leverancier

• Service

• Indexatietypes

• Contracttype
  

• Regio’s

Optionele velden:

• Opmerking bij indexatie veld

Veelvoorkomende Problemen

Oplossing:

• Controleer of alle velden met een rode foutmelding zijn ingevuld

• Alle velden gemarkeerd met (*) zijn verplicht

• Scroll door het hele formulier om te controleren of u geen veld heeft gemist

Probleem: De leverancier die ik zoek staat niet in de lijst

Oplossing:

• De leverancier moet eerst worden aangemaakt in het systeem

• Neem contact op met uw systeembeheerder om de leverancier toe te laten voegen

• Of gebruik de (+) knop bij de leveranciers velden om contactpersonen toe te voegen

Probleem: Wat is het verschil tussen “Contractmanager” en “Contracteigenaar”?

Oplossing:

• Contracteigenaar is de eindverantwoordelijke voor het contract binnen uw organisatie

• Contractmanager is de persoon die het contract operationeel beheert en opvolgt

• Deze rollen kunnen door dezelfde persoon worden vervuld, maar zijn apart te selecteren

Probleem: Hoe voeg ik een nieuwe contactpersoon van de leverancier toe?

Oplossing:

• Klik op de blauwe (+) knop rechts naast het veld “contractmanager leverancier” of “Contracteigenaar leverancier”

• Vul de naam, e-mailadres en eventueel wachtwoord in van de nieuwe contactpersoon

• De contactpersoon wordt toegevoegd en kan direct geselecteerd worden

Probleem: Welk indexatie type moet ik kiezen?

Oplossing:

• Het indexatie type bepaalt hoe prijsstijgingen worden berekend

• Kies het type dat overeenkomt met de branche van uw contract

• Bij twijfel: selecteer “Anders” en noteer het specifieke indexatie type in het opmerkingenveld

• Raadpleeg uw contractdocumentatie of neem contact op met de leverancier

Probleem: Het formulier sluit niet na opslaan

Oplossing:

• Wacht enkele seconden na het klikken op “Opslaan”

• Controleer of er geen foutmeldingen zijn verschenen

• Ververs de pagina en controleer of het contract in het overzicht staat

Probleem: Ik wil het contract toewijzen aan meerdere regio’s

Oplossing:

• Het veld “Regio’s” ondersteunt meervoudige selectie

• Klik in het dropdown veld en selecteer alle toepasselijke regio’s

• U kunt meerdere regio’s tegelijk geselecteerd houden

Tips voor Efficiënt Werken:

• Houd contractdocumenten bij de hand voordat u begint met invoeren

• Maak eerst alle benodigde leveranciers en contactpersonen aan voordat u contracten toevoegt

• Gebruik consistente naamgeving voor contractnummers binnen uw organisatie

• Vul het opmerkingenveld in bij bijzondere indexatie afspraken

• Controleer na opslaan altijd of het contract correct in het overzicht verschijnt

• Stel direct na aanmaken de eerste acties en prestatie-indicatoren in voor het contract

Veelgestelde Vragen:

Kan ik een contract later nog aanpassen?

Ja, u kunt via het oog icoon aan de rechterkant van elk contract in het overzicht de details bekijken en wijzigen.

Worden mijn leveranciers contactpersonen automatisch op de hoogte gebracht?

Nee, het aanmaken van een contract in GRIP stuurt geen automatische notificaties. Communicatie met leveranciers verloopt buiten het systeem.

Wat gebeurt er als een contract verloopt?

Contracten die binnen 6 maanden verlopen krijgen een oranje waarschuwingskleur in het overzicht. U ontvangt meldingen in het dashboard zodat u tijdig actie kunt ondernemen.

Kan ik contracten bulksgewijs importeren?

Voor het importeren van meerdere contracten tegelijk neemt u contact op met de GRIP support via de “HULP NODIG?” knop rechtsboven in het dashboard.